Aide

Dans la partie Administration, l'onglet Annuaire propose une liste de personnes et d'organismes.
C'est la Catégorie qui définit leur différence.
Elle peut prendre 4 valeurs :

• Particulier pour une fiche désignant une personne physique
• Association
• Administration pour désigner un organisme appartenant à l'administration française ou étrangère
• Entreprise dans le cas d'organisme privé

A chacune de ces catégories correspond une couleur :

• Particulier
• Association
• Administration
• Entreprise

Le système de recherche de fiches est similaire pour les 3 pages de la partie Administration (Annuaire, Documents, Articles).
Immédiatement sous la ligne des 3 onglets, se trouve une ligne de recherche.
Un ou plusieurs menus (Afficher...) permettent de lister rapidement ce qui est choisi.
Une case de recherche permet de lister les fiches correspondant au critère.
Si plusieurs mots sont inscrits, la recherche se fait sur chaque mot et affiche les listes réunies.
Par exemple, chercher Amnesty International France ne trouvera que la fiche dont le nom est Amnesty International France.
En général, la recherche par critère se fait sur les principaux champs de la fiche.

Dans la partie publique, la recherche peut se faire soit directement avec un des 5 menus permettant d'afficher rapidement :

• l'annuaire suivant une catégorie (particulier, association...)
• l'annuaire suivant une ressource (distrobution alimentaire, avocat...)
• les documents suivant un ensemble (affiche, vadémécum...)
• les document suivant un thème LDH
• les articles suivant une famille (actualités, expériences...)

soit à l'aide d'un ou plusieurs mots.
Le système gère alors les mots séparément puis affiche les résulats réunis.
Par exemple les mots "droits citoyen" amènera les fiches en rapoort avec le mot "droit" et celles en rapport avec le mot "citoyen". Les fiches contenant les deux expressions seront affichées, bien entendu.

Dans la partie Administration, choisir l'onglet Annuaire puis cliquer sur Ajouter une fiche.
Sous la liste, une Nouvelle fiche est créée.

Remplir les cases du panneau Coordonnées de la colonne de gauche. Cocher la case Accès grand public pour que la fiche puisse être trouvée dans la partie publique si un jour cette option est disponible.
Si la fiche ne concerne pas un particulier, un panneau Liaison avec le public permet de saisir des données spécifiques aux organismes.

Pour finir, dans la colonne de droite de la fiche, Ressources, cocher les cases correspondant aux ressources proposées.

Dans la partie Administration, choisir l'onglet Documents puis cliquer sur Ajouter un document.
Sous la liste, une fiche Nouveau document est créée.

Le nom de l'ensemble permet de regrouper des documents sous le même ensemble.
Cocher la case Accès grand public pour que la fiche puisse être trouvée dans la partie grand public si un jour cette option est disponible.
Sélectionner le type physique si vous le connaissez. Les types physiques se décomposent en 4 grandes familles :

• Les fichiers image, ne contenant qu'une image de type .jpeg ou .bmp ou .pict ou .tiff mais pas .pdf
• Les fichiers sonores ou musicaux, ne contenant que des sons, de type .waw ou .mp3 par exemple
• Les fichiers vidéos, de type .mp4 ou .avi
• Les autres fichiers, donc tous les autres documents, principalement textuels ou .pdf ou présentation .ppt ou .xls etc.

Indiquer si le document est un modèle, donc un fichier qui devra être complété par des données spécifiques.
Choisir un thème LDH.

Télécharger le ou les fichiers à stocker.
Ne télécharger plusieurs fichiers que dans le cas où ils sont soit identiques (par exemple un fichier .pdf et le même en .doc), soit complémentaires (par exemple un fichier lourd coupé en deux parties).

Saisir les mots-clefs qui ne sont pas déjà dans la fiche.
Le système placera dans mots-clefs automatiques le contenu textuel expurgé du document téléchargé à trois conditions :

• que la case des mots-clefs automatiques soit vide
• que le document soit un PDF, un document texte ou un document de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint)
• que le document pèse moins d'un Mo

Si plusieurs documents sont téléchargés (déconseillé), ils sont traités l'un après l'autre si les 3 conditions sont remplies pour chacun.
Utiliser le bouton SUpprimer les mots-clefs automatiques pour vider la case et ainsi demander un nouvel indexage du contenu téléchargé.
Bien entendu, ce champ de mots-clefs est utilisé pour les recherches.

Les articles permettent de transmettre une information rapidement.

Dans la partie Administration, choisir l'onglet articles.
Cette page est consituée de 3 grandes parties : une zone de recherche, la liste des articles trouvés et en dessous, l'article sélectionné dans la liste.

Pour ajouter un article, cliquer sur Ajouter un article.
Choisir d'abord la Famille de l'article :

• Actualités
• Expériences
• Lexique
• Juridique
• Projets
• Analyses

Seule la personne qui a rempli la fiche, donc qui est authentifiée par un login/mot de passe, peut modifier les valeurs.
Pour les autres, les champs ne sont pas modifiables et la fiche ne peut pas être supprimée.
Lorsque les modifications ont été effectuées ou que la case Supprimer cette fiche a été cochée, cliquer sur Enregistrer pour que le système traite la fiche.

Cette zone se trouve dans chaque fiche remplie, quel que soit le groupe (annuaire, documents et articles).
Elle indique l'identifiant unique de la fiche, cet identifiant est géré en interne par le système.
Elle indique également les données de la personne qui a rempli la fiche.

Le bouton Voir la fiche publique permet de contrôler l'aspect des données de la fiche lorsqu'elle est visualisée (après un clic sur sa ligne) dans la zone publique.
Elle comporte une case à cocher Supprimer cette fiche si la personne qui consulte est celle qui a créé la fiche. Elle peut alors cocher cette case et cliquer sur Enregistrer pour supprimer la fiche. Attention, il n'y a pas de confirmation de suppression car cette opération s'effectue déjà en 2 étapes.

Par défaut, au moins au début des tests, c'est l'utilisateur Démo qui sera utilisé.
Pour créer un compte différent, cliquer sur le nom de l'utilisateur en haut à droite de la barre verte.
La fiche utilisateur comporte deux zones : les données à gauche et la liste de tous les utilisateurs à droite.
Pour créer un compte, cliquer sur le bouton Créer un compte utilisateur au dessus de la liste.
Remplir les champs et indiquer un mot de passe et éventuellement une phrase pour s'en souvenir.
Une fois enregistrée, la fiche n'indique plus le mot de passe mais une signature de type MD5.
Cocher la case Réinitialiser le mot de passe pour pouvoir en saisir un nouveau directement.

Le système de réinitialisation du mot de passe et du rappel de la phrase souvenir n'est pas encore implanté dans la zone publique d'accès à l'Administration.

Dans la zone publique, si le mot de passe est oublié, cliquer sur le bouton Mot de passe oublié.
Une fenêtre apparait pour renseigner l'adresse mail enregistrée lors de la création du compte utilisateur.
Dans le mail reçu quelques instants plus tard, se trouve un lien vers la fiche utilisateur dans laquelle le mot de passe a été supprimé.
Il faut alors en saisir un nouveau, et indiquer un texte d'aide pour le retrouver.

Dans l'administration, lorsque des fiches sont listées, il est possible d'imprimer la liste en cliquant sur le bouton situé à côté de celui d'ajout.
Une nouvelle fenêtre s'ouvre avec la liste et le dialogue d'impression.

Une fois identifié par login/mot de passe, l'utilisateur peut revenir dans la partie publique via le lien Partage.
Il reste alors identifié et il peut retourner dans la zone précédente via le lien Administration.